Paroles d’adhérents – partage d’expérience sur le renouvellement des marchés
Retrouvez le témoignage de deux adhérents, qui ont participé aux commissions de renouvellement suivantes :
- Gilles Rousson (DSI de l’Université Catholique de Lyon) – marchés télécoms en octobre 2022 et marchés photocopieurs & GED, dématérialisation & affranchissement en janvier 2023
- Emmanuel Colson (Responsable du système d’information de CMSEA – Comité Mosellan de Sauvegarde de l’Enfance et de l’Adolescence) – marchés photocopieurs & GED, dématérialisation & affranchissement en janvier 2023.
Pouvez-vous nous décrire les besoins d’achats
de votre structure ? Et plus particulièrement
le marché des télécoms ?
- Emmanuel Colson
En tant que structure médico-sociale regroupant 40 établissements, notre établissement a besoin de plusieurs marchés de base, en termes de dépenses de fonctionnement,
comme le mobilier ou les produits d’entretien.
L’alimentation est le marché qui génère le plus d’économies et qui est le plus important puisqu’il s’agit de répondre aux besoins d’un hébergement continu.
L’intérêt des négociations sur la téléphonie et les photocopieurs repose, pour moi, sur les tarifs. Le marché GED est très important car les tarifs dans ce domaine sont particulièrement élevés, l’accompagnement du Cèdre est donc précieux.
- Gilles Rousson
L’Université Catholique de Lyon est une structure d’établissement supérieur qui bénéficie du label EESPIG et qui rassemble 12 000 apprenants et 9 000 étudiants.
L’UCLy travaille avec le Cèdre depuis 2014, initialement sur les achats en reprographie. Nous avons ensuite adhéré à d’autres marchés comme l’énergie
et autres nécessaires aux moyens généraux au moment de l’extension de notre structure d’enseignement.
L’évolution de nos volumes d’achats nous a conduits à rechercher l’appui d’un partenaire fiable pour gérer les besoins croissants en interne tant en matière d’accompagnement que de suivi.
Dans le cadre de l’ouverture de notre nouveau campus, il a fallu réagir vite afin d’équiper l’établissement en copieurs avant la rentrée scolaire. Comme chacun sait, lorsque l’on traite de reprographie, l’efficacité repose sur une infrastructure lourde pour éditer ou scanner des documents. Ce qui soulève des questions de coût, d’usages et d’écologie sur lesquelles le Cèdre nous a aiguillés.
Pour quelles raisons le fait d’intégrer le groupement du Cèdre et prendre part
aux décisions compte pour vous ?
- Gilles Rousson
Chaque organisation nécessitant un service différent selon sa taille et la nature de ses activités, le Cèdre nous a aidés à rédiger un cahier des charges et un appel d’offres, puis à auditer et retenir des fournisseurs candidats.
En regardant dans le rétro, je vois un double intérêt “métier” pour nous :
- gain de temps (délégation)
- montée en compétences sur ce sujet (veille du Cèdre et confiance)
L’UCLy a pu bénéficier de l’expérience amenée par le groupement et nous avons pu nous enrichir mutuellement en co-construisant des stratégies d’achats qui peuvent aussi servir à d’autres adhérents.
À l’image des impressions wifi, – notion inexistante dans le cahier des charges au démarrage du marché – nous avons travaillé ensemble pour faire évoluer les documents contractuels avec les fournisseurs, en même temps que les usages.
Certains achats sont complexes comme dans la téléphonie et l’IT. Sur de nombreux marchés, on n’achète pas uniquement un produit mais aussi un service, une solution. Et un accompagnement global incluant conseil et support, avec une expertise sur des solutions de plus en plus complexes, s’avère précieux.
Plusieurs critères de choix entrent en ligne de compte dont les aspects “fiabilité” et “confiance” : si le produit est défectueux, comment est-il remplacé et sous quel délai ? Il me semble nécessaire d’acheter dans un climat de confiance. Une honnêteté bilatérale et la fluidité des échanges vous permettent de nous apporter le service le plus juste par rapport à notre besoin.
Le besoin de continuité de service nous oblige à construire des relations durables avec nos fournisseurs, on ne peut pas fonctionner au coup par coup. Il en va aussi de la bonne cohésion d’équipe : nos collaborateurs doivent retrouver les mêmes fonctionnalités avec une même qualité d’équipement.
- Emmanuel Colson
J’apprécie beaucoup le gain de temps que notre collaboration apporte : toute la partie administrative est déjà traitée par le groupement.
Par conséquent, il n’y a plus qu’à choisir dans le catalogue de prestations quand cela ne nécessite pas d’appel d’offres sur mesure.
Je fais confiance aux tarifs et conditions négociées.
D’ailleurs, le constat est clair :
à chaque fois que je compare l’offre du Cèdre à ce qui se pratique ailleurs, je reviens toujours au Cèdre…
Adhérer au groupement permet aussi de découvrir des fournisseurs de proximité, notamment sur le marché Informatique. Je pense à un prestataire en particulier qui avait, en outre, des tarifs très compétitifs.
Le CMSEA, qui possède un parc informatique de 800 PC, est ainsi devenu le plus gros client de ce prestataire et a contribué à la pérennisation de l’entreprise.
La relation dure depuis 3 ans.
C’est la 1ère fois que je participe aux négociations et suis heureux d’être venu au siège du Cèdre,à Paray-le-Monial, contrairement à une de mes collègues qui avait dû y assister en visio lors de la période de Covid, pour d’autres marchés.
Je considère cela comme une vraie plus-value car on voit que le Cèdre
se bat vraiment pour ses adhérents ! De plus, cela permet de donner son avis. Je ne regrette pas d’avoir consacré 3 jours de mon temps, c’est une démarche très intéressante.
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