Vous avez besoin d’un photocopieur et vous ne savez pas s’il y a plus d’avantages à l’acheter qu’à le louer ? Nous vous présentons les éléments à connaître pour vous aider à choisir l’une ou l’autre solution. Quelle que soit votre décision, en passant par le Cèdre, un contrat de maintenance sera toujours adjoint à la machine utilisée, que vous en soyez propriétaire ou non.

Je préfère acheter un photocopieur…

Les structures qui optent pour la solution d’achat visent – d’un point de vue comptable – à investir et à amortir leur photocopieur. Cet investissement passe sur un poste budgétaire dédié et non dans les frais de fonctionnement. Cependant, il faut que la structure emprunte, si elle n’a pas la trésorerie suffisante, ce qui reste économiquement plus avantageux que de louer le matériel.
Dès la signature du contrat de vente auprès du fabricant de photocopieur (ou d’un distributeur indépendant), l’acheteur devient propriétaire du matériel. A cet achat s’ajoute la signature d’un contrat de maintenance : pendant toute sa durée (5 ans), il visera à garantir le bon fonctionnement de la machine. Ce contrat, facturé en fonction du nombre et du type de copies imprimées (noir & blanc, couleur, A4 ou A3) est propre à chaque photocopieur et ne peut être rompu sans pénalités. Cela s’applique de la même manière en cas de changement de matériel. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de conserver le photocopieur pendant toute la durée du contrat avant d’en changer. C’est à la signature d’un nouveau contrat (de vente ou de location) que le fabricant (ou le distributeur) reprendra alors l’ancien matériel (cette reprise est effectuée gratuitement dans le cadre du Cèdre).

…à moins que je ne le loue ?

Louer un photocopieur induit la mise en place d’une convention financière tripartite : le fournisseur (le fabricant), le crédit bailleur et le crédit preneur (vous). Le crédit bailleur a pour rôle d’acheter au fournisseur un produit professionnel qu’il propose ensuite à la location à un établissement pour un usage professionnel et pour un temps donné. Cette technique de financement, aussi appelée “leasing”, fait du crédit bailleur le propriétaire du photocopieur qu’il loue, via un contrat de location financière ou LOA* (c’est la LOA qui s’impose au Cèdre). La société de crédit bail est donc en droit de reprendre son matériel lorsque le contrat se termine.
Il est important de rappeler que le contrat de location permet uniquement l’usage de la machine qui est louée et ne comprend pas les fournitures, accessoires, dépannage et entretien du matériel, assurés, quant à eux, dans le cadre d’un contrat de maintenance (à définir avec le fabricant ou distributeur), qui reste indispensable.
Ces deux contrats, bien distincts, sont couverts sur une période identique, de manière à ce que le crédit bailleur puisse se prémunir de tout dommage sur le matériel dont il est propriétaire.
Cette solution implique un coût supplémentaire du fait qu’un intermédiaire (la société de crédit bail) intervient : elle est ainsi plus onéreuse de 20% (en moyenne) que l’achat du matériel. En revanche, il est intéressant de choisir la location lorsque la trésorerie de la structure n’est pas assez solide pour supporter le poids d’un achat : elle passe alors dans les dépenses de fonctionnement et n’appartient pas à la même “enveloppe budgétaire” que dans le cas d’un achat.
Au terme du contrat de location (ou de LOA), il est possible de devenir propriétaire du photocopieur loué, après avoir levé l’option d’achat (d’une valeur symbolique de 1€ au Cèdre).
Enfin, ne perdez pas de vue que le matériel loué est la propriété du crédit bailleur, et, donc, il faut impérativement se rapprocher de cette société ,au terme du contrat, pour le faire enlever : vous n’avez aucunement le droit de gérer cette opération.

En conclusion

Vous l’aurez compris, il n’y a pas plus d’avantages à louer qu’à acheter votre photocopieur : tout dépend de la situation de votre structure ! Il est ainsi recommandé de procéder à des études de cas comparatives, ce en quoi le Cèdre peut vous aider. L’examen du coût de possession (qui comprend le prix d’achat du matériel, le calcul de la maintenance sur 5 ans, le prix de la copie et le volume imprimé, noir & blanc et/ou couleur) est alors comparé à celui du coût de la location sur 5 ans (qui comprend le calcul de la maintenance sur la même période, le prix de la copie et le volume imprimé, noir & blanc et/ou couleur).
Dans le cas d’une location comme dans celui d’un achat, il est vivement déconseillé de résilier un contrat de manière anticipée pour changer de machine car de fortes pénalités sont appliquées. Faites d’ailleurs attention aux propositions de rachat trop alléchantes de certains concurrents peu scrupuleux : les arnaques existent aussi dans ce domaine ! Mieux vaut donc attendre la fin de la période pour envisager de changer de photocopieur et signer un nouveau contrat !

* LOA : la “Location avec Option d’Achat” permet de disposer d’un bien en payant chaque mois un loyer. A la fin du contrat, il est possible d’acheter le bien (en levant l’option d’achat). Dans le cas contraire, le bien devra être rendu au crédit bailleur.