Lorsque vous devez renouveler votre parc de systèmes d’impression, deux choix s’offrent à vous : acheter ou louer vos photocopieurs. Dans les deux cas, vous devrez en parallèle souscrire à un contrat de maintenance, matérialisé par un coût à la copie réalisée.

Ce contrat de maintenance comporte les mêmes conditions de garantie et d’exécution que vous achetiez ou que vous louiez le matériel.

Achat ou location : comment fonctionnent les contrats photocopieurs ?

Un contrat de location pour les systèmes d’impression est en réalité un crédit-bail, comme vous pourriez en souscrire auprès d’un établissement bancaire. Le montant d’achat est majoré par un taux de financement, qui donne votre loyer trimestriel.

Ce contrat vous engage sur une durée de 3, 4 ou 5 ans, voire plus selon les conditions de votre prestataire.

Dans ce domaine, des commerciaux démarchent fréquemment tout type de structures en proposant d’arrêter un contrat de location avant son terme, sous prétexte d’installer des systèmes d’impression plus performants et éventuellement avec un loyer trimestriel moins élevé.

Ces propositions, qui arrivent souvent en été ou autour de Noël, peuvent paraître intéressantes. Mais elles ne sont jamais à votre avantage et coïncident avec les périodes où les commerciaux doivent atteindre leur objectif de chiffre d’affaires. Les contrats cadres négociés par le Cèdre interdisent ces pratiques à ses fournisseurs.

Renouvellement de contrats alors que vous êtes déjà engagés : quels risques ?

Lorsque vous mettez fin à un contrat de location avant son échéance, vous êtes systématiquement redevable, auprès de l’organisme de financement, de la totalité des loyers restants dus, majorés de pénalités pour rupture anticipée, soit environ 10%.

Le solde de contrat n’est jamais offert ! Peu importe le discours mis en avant par le commercial, sa nouvelle proposition intègre toujours ce solde dans le financement du nouveau matériel.

Cela revient à appliquer un nouveau taux de financement sur des systèmes d’impressions que vous n’aviez pas terminé de financer et dont vous ne disposerez plus. Il est donc urgent d’attendre !

Simulation de renouvellement de contrat photocopieurs : proposition d’un fournisseur externe vs fournisseur référencé par le Cèdre

Cas n°1 : établissement scolaire disposant de 7 photocopieurs et 1 imprimante (modèles les plus courants)

Le contrat actuel de l’OGEC prend fin dans 18 mois. En souscrivant un nouveau contrat dès maintenant, l’établissement sera redevable de la somme de 23 236 € (loyers restants dus + 10%) qui est intégrée dans le financement du nouveau matériel.

Dans la proposition hors Cèdre faite à l’établissement, ce loyer sera de 2 574 € par trimestre.  Dans la proposition du fournisseur Cèdre, ce loyer sera de 1985.53 €.

Cependant, si l’OGEC attend la fin de son contrat et qu’il accepte la proposition du fournisseur Cèdre, son loyer ne sera plus que de 649,46 €.

Cas n°2 : entreprise disposant d’un parc de 9 photocopieurs  (modèles les plus courants)

Le contrat actuel de l’entreprise prend fin dans 2 ans. En souscrivant un nouveau contrat dès maintenant, elle sera redevable de la somme de 36 626.70 € (loyers restants dus + 10%) qui est intégrée dans le financement du nouveau matériel.

Dans la proposition hors Cèdre, ce loyer sera de 5 868 € par trimestre. Dans la proposition du fournisseur Cèdre, ce loyer sera de 3 781.22 €.

Cependant, si l’entreprise attend la fin de son contrat et qu’elle accepte la proposition du fournisseur Cèdre, son loyer ne sera plus que de 1 568.50 €.

Adoptez les bons réflexes lors de vos achats de photocopieurs

1. utilisez la contrathèque de votre espace adhérents pour ne pas manquer vos échéances de contrats et renégociez vos conditions au bon moment auprès du fournisseur Cèdre sélectionné.
2. si malgré tout, vous recevez une proposition de renouvellement avant le terme de votre contrat actuel émanant d’un fournisseur non référencé par le Cèdre et êtes tenté de l’accepter, n’hésitez pas à nous solliciter pour une étude. Nous saurons vous indiquer si cette offre présente un réel intérêt ou si au contraire il vaut mieux attendre.
3. consultez nos experts marchés pour un accompagnement dans la gestion de votre parc de photocopieurs.