Dématérialisation : transformer des documents papiers en fichiers numériques

Quelle différence entre « dématérialisation » et « numérisation » ?

• Numériser un document revient à créer une copie numérique d’un document original papier.
• Dématérialiser permet de créer un document original numérique, avec la valeur probante attendue d’un document original.

Vous souhaitez maîtriser votre budget ?

Dématérialiser vos documents va vous permettre de réaliser des économies sur le temps de traitement des documents ainsi que sur les consommables que vous n’utiliserez plus. Vous allez améliorer vos délais de traitement et pourrez envoyer vos factures plus rapidement et ainsi recevoir vos règlements, vous pourrez payer vos fournisseurs plus rapidement si vous le souhaitez et ainsi bénéficier des escomptes pour paiement comptants (que le Cèdre à négocié avec de nombreux fournisseurs). 

       

Enfin, le classement des documents papier a un coût (m2, mobilier, classeurs, étiquettes pochettes, boîtes …) largement supérieur à celui du classement numérique.

Vous souhaitez faire gagner du temps à vos équipes ?

Si vous recherchez régulièrement des documents sans parvenir à mettre la main dessus, la dématérialisation est faite pour vous !

Savez-vous qu’une personne passe en moyenne 20% de son temps de travail à rechercher des documents ?

Cela représente un coût journaliser de 3.84€ par collaborateur (sur la base du taux horaire brut d’un salarié au SMIC). 

Dans une structure qui compte 15 personnes, la recherche documentaire coûte alors 1 037€ par mois, soit 12 557 € par an. Une GED pour 15 utilisateurs revient en moyenne à 305,50 € par mois, sans compter les autres fonctionnalités disponibles.

Améliorez vos conditions de travail en mettant en place une solution de dématérialisation.

L’accès aux documents et informations sera facilité, grâce à une règle de classement uniforme définie par votre structure et un moteur de recherche percutant.

Vous n’hériterez plus du système de classement aventureux de votre prédécesseur… Automatiser des étapes de traitement ainsi que les relances vous permettra de gagner du temps, tout en évitant les erreurs humaines. Vous aurez également accès à tous vos documents à distance, ce qui simplifiera le télétravail et les déplacements.

Enfin, vous pourrez consacrer davantage de temps à des tâches plus intéressantes, pour lesquelles vous avez une réelle valeur ajoutée !

Vous êtes attentif à votre empreinte carbone ?

Si le respect de l’environnement est au cœur de vos préoccupations, sachez que la dématérialisation implique évidemment la réduction du nombre de documents imprimés. Et ce n’est pas le seul bénéfice écologique de la démarche !

• Lorsque vous envoyez un mail avec une pièce jointe, celui-ci consomme 30 à 50g de CO2. Lorsque vous partagez un document à une personne via une solution de dématérialisation, vous émettez 1.5 à 2g de CO2. 

• En conservant 60 documents papier, vous consommez 550g à 1500g de CO2, contre 75g pour l’équivalent dans une GED.

Programmez la durée de conservation des documents grâce à la dématérialisation afin qu’ils ne soient pas archivés indéfiniment. Ainsi, ils seront supprimés automatiquement une fois la durée écoulée. De même que les doublons. L’objectif étant de ne pas stocker inutilement des documents.

Enfin, optez pour une solution Saas, dans le cloud. Vos documents seront hébergés dans des datacenters sécurisés dont l’impact environnemental est plus faible que le stockage dans autant de serveurs individuels.

Analysez votre besoin pour définir la solution de dématérialisation adaptée à votre structure. Retrouvez plus d’infos sur la réglementation en vigueur et à venir sur la dématérialisation (source gouvernementale).