En cette période de rentrée, nous vous proposons de faire un focus sur le suivi de votre contrat de restauration. C’est en effet le moment idéal pour (re)partir sur de bonnes bases et prendre les meilleures habitudes. Voici quelques conseils qui vous aideront à gérer avec clarté et efficacité la relation avec votre prestataire.

Lisez votre contrat

Lors de la signature de votre contrat de restauration collective, vous avez très certainement rédigé en amont un cahier des charges, en gestionnaire averti que vous êtes. Ou bien encore vous vous êtes fait accompagner par un consultant. C’est très bien ! C’est un document qui vous a probablement pris beaucoup de temps à rédiger et à négocier. Retenez qu’il vaut mieux le garder à portée de main !

En effet, si vous avez été exhaustif dans sa rédaction, vous y trouverez la plupart des réponses aux questions que vous vous posez, simplement en prenant le temps de le relire :

• Prix (coût des denrées, des frais d’exploitation, du personnel)
• Niveau qualitatif des denrées mises en œuvre
• Composition de l’équipe
• Contenu des menus (programme alimentaire)
• Fréquence et contenu des animations
• Durée
• Conditions de résiliation

Comptabilisez

La rigueur et la régularité sont les meilleurs moyens d’anticiper de mauvaises surprises : vérifiez et validez chaque mois vos effectifs avec votre chef de secteur avant la facturation afin d’éviter les litiges et retards de paiement.

Soyez proactif !

Même si elles ne sont pas spontanément proposées par votre prestataire, pensez à organiser des commissions de restauration avec lui. Elles vous permettront d’instituer un dialogue régulier avec lui. L’objectif de cette commission est de faire le point sur l’hygiène, la conformité des menus, la qualité perçue des repas, le relationnel avec l’équipe de cuisine et l’encadrement de votre prestataire, les événements marquants de la période, les animations etc.
Faire des bilans régulièrement est la meilleure prévention des litiges !

Faites place à la transparence, l’exigence… sans oublier la bienveillance !

Nous vous conseillons d’entretenir une relation simple et transparente avec votre prestataire : n’ayez pas peur de lui dire régulièrement ce que vous constatez de positif et de négatif dans la prestation qu’il vous délivre.

Appuyez-vous sur des éléments factuels ! Soyez exigeant, c’est votre droit !

Mais soyez aussi attentif à préserver la relation avec vos interlocuteurs : laissez-leur toujours une possibilité d’apporter une solution au problème pointé. Pour cela, une dose de bienveillance (sans oublier la patience) est nécessaire !

Et, le temps ne résolvant pas les problèmes, n’attendez pas avant de partager votre opinion !
Tous ces points de vigilance nécessitent une attention et un temps qui ne sont toujours faciles à trouver. Sachez que plus vous ferez cet effort, mieux vous anticiperez les dysfonctionnements, et moins vous y passerez de temps au final.

Sachez qu’au Cèdre, nous pouvons vous aider à gérer votre appel d’offres en restauration, et nous nous engageons à vos côtés pour vous accompagner dans le suivi de votre contrat.