Votre établissement possède un parc d’une dizaine de photocopieurs, au moins ? Cet article est pour vous ! En effet, vous êtes-vous interrogé sur les différentes fonctionnalités qui peuvent vous permettre de gérer au mieux ces photocopieurs reliés à votre réseau informatique ? Voici les principaux services qui font partie de ce qu’on appelle les “solutions logicielles”, d’une grande utilité…et nous allons tâcher de parfaire votre connaissance du jargon informatique par la même occasion !

Vous avez dit… “solution logicielle” ?

Une solution logicielle est un logiciel déployé sur l’ensemble de votre parc machines pour ajouter des services liés au propre fonctionnement de votre établissement. Globalement, son but est d’améliorer les flux dans la structure, et ainsi de gagner du temps, tout en limitant les dépenses. La “couche logicielle” permet de mieux piloter et paramétrer l’ensemble des copieurs en réseau. Ainsi, en fonction des besoins, on peut opter pour une ou plusieurs solutions logicielles que peuvent vous apporter les fournisseurs référencés sur le marché “photocopieurs et solutions logicielles”.

Et… concrètement ?

Les fonctionnalités sont diverses et s’appliquent à des problématiques générales ou plus spécifiques. Parmi celles qui correspondent aux besoins les plus courants, il y a :

• La gestion de parc : elle permet la supervision et l’administration technique de votre parc machines, en pilotant tous les copieurs qui sont en réseau. Des consoles informent de l’état d’un copieur et peuvent même prévenir automatiquement une personne référente, en interne, en cas de problème. Cette vision est un atout précieux pour le responsable informatique de la structure. Le technicien de votre établissement peut alors recevoir un message en cas de bourrage ou s’il manque du toner. S’il s’agit d’une panne, le fournisseur ou un technicien extérieur peut être averti. Par ailleurs, ce type de logiciel permet de faire des rapports sur l’état précis du parc (nombre de pannes, indisponibilités etc…) et de juger de la bonne qualité du matériel et du service et de la réactivité du fournisseur.

• Accounting : Ce logiciel permet :
  • D’identifier précisément de quel poste est imprimé un document, quel est l’utilisateur, combien de pages sont imprimées, à quel moment et sur quel copieur…autant de détails qui peuvent être présentés de façon très synthétique et qui peuvent dissuader l’utilisateur d’imprimer de manière abusive ou inadaptée. Les flux d’impression peuvent donc être examinés très précisément. En matière de comptabilité analytique, cela permet une meilleure maîtrise du budget d’impression, et donc de piloter vos dépenses de manière plus fine.
  • De mettre en place une politique d’impression en donnant des droits et des usages précis aux utilisateurs. Un annuaire (base de données identifiant tous les utilisateurs) est intégré au niveau du logiciel. Ces utilisateurs se voient attribuer des droits d’impression différents, comme, par exemple, de pouvoir imprimer en noir et blanc uniquement. Si l’utilisateur souhaite accéder à des options autres que celles qui sont permises, il doit demander les autorisations nécessaires auprès de la personne référente.
  • De simplifier, pour l’utilisateur, la gestion de son fil d’impression. Un fil d’impression est un espace de stockage où se trouvent les documents, ainsi dématérialisés, que l’utilisateur souhaite imprimer. Par le biais de son code d’identification, il lui est possible de gérer ses documents en déplaçant leur impression sur un copieur autre que celui installé par défaut (très pratique en cas de panne du copieur en question), ou en supprimant un fichier avant qu’il ne soit imprimé, par exemple. Cela permet d’éviter d’imprimer des documents inutilement (vous savez, ces feuilles qui restent indéfiniment sur le dessus de la machine sans être récupérées par leur propriétaire…)

• OCR (Optical Character Recognition) : Un document numérisé, qui est donc une image, peut être analysé de manière à repérer le texte et à convertir cette image en caractères exploitables. Telle est la fonction visée par cette solution logicielle. L’objectif est de permettre la réexploitation des données, qui deviennent alors modifiables, en passant par les logiciels de bureautique habituels.

• Impression mobile : Cette fonction concerne les commerciaux de passage ou les personnes du siège. Depuis son appareil mobile (smartphone, tablette ou ordinateur portable), à condition qu’il soit connecté au réseau, une personne peut lancer l’impression d’un document sur le fil d’impression. Elle peut ainsi gérer ses documents comme un utilisateur dont l’appareil est connecté au réseau de façon fixe.

Toutes les possibilités offertes par les solutions logicielles sont une “couche” supplémentaire d’options qui font que votre pilotage de parc devient plus complet, en réduisant des coûts, en donnant une flexibilité aux utilisateurs et, plus largement, en leur rendant service, tout simplement (à commencer par le responsable informatique qui a accès aux paramétrages de l’ensemble des copieurs avec facilité) ! Gardez en tête que les économies dues à la gestion d’impressions annulées couvrent le coût du logiciel en lui-même…alors pourquoi vous en priver ? Le Cèdre et les fournisseurs référencés sont, bien entendu, à votre disposition, pour évaluer quelles solutions logicielles seraient les plus intéressantes pour une gestion optimisée de votre parc informatique !