Impression de mails, de brochures, copies de documents recto-verso ou simple scan d’une pile de feuilles… il existe de multiples fonctionnalités que proposent aujourd’hui les copieurs. Si vous êtes sur le point d’acquérir une nouvelle machine, vous êtes-vous posé les bonnes questions sur ce que vous exigez d’elle ? Vous le saurez après avoir lu cet article qui pointe les options et cas de figure auxquels il vaut mieux penser avant de choisir votre appareil…

Pour commencer, où vais-je mettre mon copieur ?

Avant de contacter votre fournisseur de photocopieur pour passer commande, nous vous conseillons de vous interroger sur différents points, à commencer par l’emplacement. En effet, outre la vérification de l’espace (au risque de voir votre copieur flambant neuf ne pas passer les portes pour arriver dans la bonne pièce) il faudra veiller à ce que le local où vous souhaitez faire installer votre machine soit sain : bien ventilé, tempéré et sec. Cela vous épargnera des bourrages de papier dus à une humidité présente ou encore des pannes à cause d’une surchauffe de l’appareil. Enfin, une place suffisamment grande facilitera l’accès aux collaborateurs et aux techniciens chargés de la maintenance du copieur.
De plus, certains gros copieurs multifonctions disposent d’options comprises d’office, comme, par exemple, leurs propres meubles sur lesquels les poser, contrairement aux petites imprimantes qui servent aux impressions plus ponctuelles. Le fabricant pourra vous renseigner précisément sur les options (comprises ou non) de l’appareil qu’il vous proposera, ces dernières étant spécifiques à chaque marque. Vous pouvez cependant penser aux options qui ne sont pas comprises par défaut, mais qui vous seront nécessaires pour utiliser votre machine de la meilleure façon…

Des options pour optimiser mon copieur

En plus de la localisation, il est nécessaire de s’interroger sur des éléments propres à votre fonctionnement. Voici ce qu’il faut connaître avant d’acquérir le copieur adapté à vos besoins :

• Nombre d’impressions : Combien d’impressions faites-vous par an ? La réponse est à se poser en premier lieu pour choisir la bonne machine. Des rapports liés à votre copieur sont exportables, rapprochez-vous de votre fournisseur actuel pour connaître la démarche qui vous permettra de les obtenir si vous ne savez pas comment faire. Par ailleurs, en cas d’impressions massives, il existe des magasins de grande capacité, en A4, qui peuvent stocker jusqu’à 2 500 feuilles.
• Rapidité d’impression : elle est à prendre en considération, surtout si les activités de votre établissement génèrent des pics d’impressions plusieurs fois dans l’année.
• Choix de la couleur ou du noir et blanc : avez-vous besoin d’imprimer en couleur ? Pour rappel, une page imprimée avec le moindre petit élément en couleur présent sera facturée comme copie couleur, soit 10 fois plus chère qu’une copie en noir et blanc…sauf si les paramétrages sont correctement effectués et systématisent toutes vos impressions en noir et blanc.
• Copieur installé en réseau ou non : votre copieur devra-t-il être relié à plusieurs ordinateurs susceptibles de l’utiliser ?
• Scan : aurez-vous besoin de scanner des documents ? Si tel est le cas, est-ce que vous scannerez une feuille ou une pile entière de feuilles ? En fonction de votre attente de productivité, vous trouverez des copieurs qui seront capables de numériser rapidement des piles de feuilles, via une alimentation sur le dessus, ce qui évitera de scanner page par page, en plaçant les documents sur la vitre de la machine.
• Module de finition et de perforation :
  • la perforation 2 ou 4 trous,
  • l’agrafage en 1 ou 2 points,
  • le pliage et le façonnage en mode livret, le choix de sortie (classement des impressions en fonction de l’ordinateur depuis lequel est envoyé le document…)

Les copieurs proposent des options auxquelles on ne pense pas forcément et qu’il est toujours intéressant de connaître, ce qui peut ouvrir d’autres horizons ! N’hésitez pas à interroger votre fournisseur qui vous présentera les options les plus appropriées, ou le Cèdre qui se tient à votre disposition pour vous aider… En répondant aux questions que nous vous conseillons de vous poser, vous trouverez plus facilement la machine qui conviendra le mieux à votre usage quotidien et vous éviterez sans doute quelques déboires.
De manière plus globale, si votre établissement possède plusieurs copieurs, sachez qu’il existe des solutions logicielles qui vous offrent la possibilité de piloter le fonctionnement de votre parc. Nous vous donnerons plus de précisions très prochainement !