Votre photocopieur, fraîchement acheté ou loué (en cas de doute sur ce point, nous vous conseillons cet article), vous parvient accompagné, dans le même temps, de son contrat de maintenance. Si vous en avez déjà vaguement entendu parler auparavant, vous ne savez pas vraiment ce qui s’y trouve et ce que vous pouvez en faire…ou pas ! Nous retraçons pour vous les caractéristiques de ce qu’est ce contrat pouvant paraître mystérieux pour certains…

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?

Dans le monde de la bureautique, qui réunit les appareils multifonctions et autres imprimantes, un contrat de maintenance accompagne systématiquement l’acquisition d’un photocopieur, et ce indépendamment du fait de le louer ou de l’acheter. Ce contrat spécifique est signé avec le fabricant ou le distributeur, habilité à proposer les services de techniciens agréés à dépanner la machine concernée.
Dans le cas d’une location, la durée du contrat de maintenance est exactement la même que celle du contrat de location : elle est, en général, de 3 à 5 ans. Il faut savoir qu’un contrat de maintenance peut être rompu de manière anticipée (sauf dans le cas d’une location qui impose le changement de la machine en même temps) mais qu’il vous en coûtera de fortes pénalités ! Vous n’aurez alors aucun recours en cas de panne et il vous sera très difficile de trouver les consommables de remplacement qui sont généralement vendus aux professionnels chargés justement de l’entretien des appareils. En moyenne, la part du prix d’un copieur et de son contrat de maintenance représente respectivement 1/3 et 2/3 de la somme totale (quand on considère un coût de possession sur 5 ans*).
Le coût du contrat de maintenance, quant à lui, se calcule en fonction du prix copie. Le nombre de copies noir et blanc sera multiplié à un prix donné, et s’additionnera au résultat de la même formule pour les copies couleur :
Coût contrat = (nombre copies noir & blanc X prix indiqué) + (nombre copies couleurs X prix indiqué).
Au Cèdre, nous négocions le prix de la copie, ce qui permet donc d’avoir un montant plus intéressant au niveau du coût du contrat de maintenance. En outre, il n’y a pas de forfait minimum comme certains clients ont pu en rencontrer par ailleurs : ne sont facturées que les copies réellement imprimées, et il n’est pas question de frais de dossier, traitement écologique ou autres taxes imprévues, voir inconnues et déroutantes…

Et concrètement, qu’est-ce que cela m’apporte ?

En signant un contrat de maintenance, le fabricant (ou distributeur) est engagé, et se trouve ainsi responsable de la vérification et de l’entretien qui viseront à garantir le bon fonctionnement de l’appareil. Le mainteneur peut effectuer des visites curatives ou préventives, avec une périodicité définie (1 fois par an, 1 fois par trimestre…), et toute demande de vérification en plus fait l’objet d’une facturation supplémentaire puisqu’elle sort du cadre du contrat.
Le contrat de maintenance comprend : les frais de déplacements, de main d’oeuvre, les pièces et fournitures à remplacer, ainsi que les consommables (toner, agrafes, etc.).
En cas de pannes, les délais d’intervention, déterminés dans le contrat, sont de 4h à 8h ouvrées. De plus,  sont compris dans le contrat de maintenance.
Enfin, retenez qu’un coût de copie couleur est 10 fois supérieur à celui d’une copie noir et blanc. Soyez donc vigilants quant aux paramétrages d’impression par défaut de votre ordinateur : si le paramétrage est mis en “couleur”, le moindre logo ou caractère en couleur sur la page comptabilisera votre impression dans la série des copies couleur !
Vous l’aurez compris, le contrat de maintenance est incontournable mais il représente un confort et l’assurance d’obtenir un entretien régulier et des dépannages rapides en cas de besoin. Nul doute qu’il est indispensable et que seul un technicien qui a les compétences d’entretien sera meilleur que vous pour avoir la bonne pièce et réparer la machine !
*Coût de possession (ou TCO pour Total Cost of Ownership) : Calcul permettant de connaître l’ensemble des coûts directs et indirects. Son objectif est ainsi de réaliser des économies à court et moyen termes. Dans le cas d’un photocopieur, il s’agit du coût d’achat ou location d’une machine auquel se rajoute le coût de son utilisation sur une période donnée. Ce calcul tient compte de la maintenance qui est basée sur le nombre moyen de copies réalisées pour un temps défini.